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Cahier des charges

But

Gestion des demandes d'achats de la DSI.

Rôles utilisateurs

  • utilisateurs: correspondant aux membres de la DSI, peuvent créer une nouvelle demande, voir toutes les demandes
  • référents structures: accès seulement à ses demandes en lecture seulement
  • gestionnaires: accès à toutes les demandes, peut valider ou refuser les demandes, complète le code validateur

Nomenclature

Une nomenclature possède 2 informations:

  • un code (chaine de caractères, exemple: IA.01)
  • une description (exemple: MICRO-ORDINATEURS ET STATIONS DE TRAVAIL FIXES)

Les nomenclatures peuvent être créés par les gestionnaires.

Structure

Une structure va identifier un département, un laboratoire, un service, ... Cela va permettre de prérenseigner un référent de structure pour une nouvelle demande.

  • un nom
  • un référent structure (une personne)
  • un référent DSI (une personne de la DSI)
  • un directeur (une personne)

Les structures sont modifiables par les gestionnaires. Lors de la modification, il faudrait avoir une page intermédiaire permettant de chercher un motif pour éviter d'avoir à charger tous les comptes utilisateurs disponibles.

Type d'achat

  • un nom (exemple: périphérique, pc portable, ...)
  • une liste de Code Nomenclature utilisable

Marché

Un marché est défini par:

  • un nom
  • un ou des type d'achats
  • date de début
  • date de fin
  • porté (local, national, groupe)

Les marchés sont modifiables par les gestionnaires. Afficher une notification sur la page si un des marchés périme dans moins de X jours (variable dans conf/settings.py).

Achat informatique

Une demande d'achat peut être créée par un utilisateur et doit avoir les informations suivantes:

  • description (champs textes multilignes)
  • destinataire du matériel (une Personne, option)
  • lieu (zone de texte libre, option)
  • date/heure de création
  • numéro de ticket GLPI (si existant)
  • structure
  • référent DSI
  • référent structure
  • devis (fichier format PDF)
  • montant HT (Decimal)
  • marché
  • code nomenclature
  • accord DSI
  • un état (permettant de suivre l'état de la demande)
  • message du DSI (option) (exemple: commander cette partie sur truc, ...)

Les gestionnaires doivent pouvoir avoir accès à un export au format CSV de toutes les demandes informatiques (à l'exception des fichiers PDF).

Nouvelle demande

À la création, les gestionnaires recoivent un mail de notification afin de:

  • demander la modification (par exemple pour modifier le devis ou avoir plus d'informations)
  • valider la demande
  • refuser la demande (en pouvant ajouter un message à destination du demandeur)

Demande à modifier

Si le demandeur doit compléter/modifier sa demande, une notification par mail est envoyée. La demande suivra le même chemin qu'une nouvelle demande une fois complétée par le demandeur.

Demande validée

À la validation d'une demande, un gestionnaire peut modifier n'importe quel élément. À minima, il devra certainement modifier le code nomenclature. Une fois validée, un accord DSI (au format PDF) est créé et associé à la demande. Une notification par mail est envoyée aux référents (DSI et structure).

Un gestionnaire peut supprimer une demande, quelque soit son état.

Demande archivée

Une fois passé un certain temps (nombre de jours à configurer, par exemple 30 jours), les demandes validées passent dans un état archivé. Dans cet état, les demandes ne sont plus modifiables.